Najzákladnejší konferenčný systém pozostáva z mikrofónu, zosilňovača, reproduktorov a stolových zobrazovacích zariadení (ako sú inteligentné terminály pre stolné počítače a LCD monitory). Kombinácia týchto zariadení tvorí konferenčný systém, ktorý slúži na prenos zvuku, zobrazovanie informácií a zosilňovanie zvuku, čo umožňuje používateľom vidieť, počuť a hovoriť.
S technologickým pokrokom a zvyšujúcimi sa funkčnými nárokmi, najmä rozšíreným používaním počítačov a sietí, sa rozsah konferenčných systémov rozšíril. Teraz zahŕňa hlasovanie/voľby/rozhodovanie, videokonferencie, vzdialené videokonferencie, telefonické konferencie, simultánne tlmočenie a zobrazenia na pracovnej ploche. Toto sú základné prvky moderného konferenčného systému a objavil sa rad súvisiacich zariadení, ako napríklad centrálne ovládanie, ovládanie teploty, ovládanie osvetlenia, ovládanie zvuku a ovládanie výkonu. Poháňaný moderným technologickým vývojom, konferenčný systém je teraz definovaný ako kompletný súbor hardvéru a softvéru súvisiaceho so stretnutiami.
